In 5 stappen naar een effectieve aanmaning

Het effect van een sterk opgebouwde betalingsherinnering of aanmaning is veel groter dan dat van een standaard rappel.

Maar hoe stel je die brief dan op? Welke boodschap zet jouw debiteuren aan tot betalen en zorgt ervoor dat je email niet meteen naar de prullenbak verdwijnt?

Hoe geef je duidelijk alle nodige gegevens mee en vermijdt je overbodige informatie in jouw betalingsherinnering?

Een goede balans vinden is niet makkelijk. Hieronder vind je enkele tips die je kunnen helpen bij het schijven van een sterk opgebouwde aanmaning.

 

  1. Schrijf gestructureerd

Begin bij het begin en leg de reden uit van de aanmaning, namelijk: de klant heeft niet betaald.

Het midden bevat alle details van de niet-betaalde facturen (vergeet hier alvast niet het factuurnummer en de vervaldag te vermelden).

Belangrijk is dat je het de klant zo gemakkelijk mogelijk maakt om te betalen. Dat betekent maximale informatie over de niet-betaalde factuur.

Op het einde spoor je aan tot actie. Je kan hierin ook de gevolgen vermelden wanneer de debiteur niet tot betaling overgaat.

 

  1. Schrijf met een positieve toon

Een positieve openingszin zal veel vaker leiden tot een positieve reactie.

Bijvoorbeeld:

“Hiermee wensen wij u te herinneren aan nog openstaande facturen.”

“Zoals afgesproken bevestigen wij hierbij de gemaakte afspraken.”

 

  1. Werk met concrete data

Vermijd woorden die verschillend te interpreteren zijn. Woorden als “spoedig” “dringend”  “binnen 7 dagen” zijn voor interpretatie vatbaar. Vermeld een duidelijke deadline.

 

  1. Formuleer het als een voordeel voor de klant

De kans dat je de betaling alsnog tijdig ontvangt is aanzienlijk groter als de klant ervan overtuigd is dat hij of zij er zelf baat bij heeft.

Bijvoorbeeld:

“Wanneer uw betaling binnen de voorgestelde termijn is uitgevoerd, kunnen wij verdere bestellingen blijven leveren conform afspraak.”

 

  1. Stuur maximum drie aanmaningen

Uit de eerste brief die je stuurt moet duidelijk blijken dat deze bedoeld is om een betaling te verkrijgen. Toch mag deze niet te streng zijn. Ga er in je eerste mailing steeds vanuit dat de klant de factuur over het hoofd gezien heeft. Het is dan ook een herinneringsfactuur, geen aanmaning.

De reden van niet-betaling is misschien ‘niet willen’ of ‘niet kunnen’, maar kan soms ook bij jou liggen. Bijvoorbeeld wanneer de goederen niet volgens afspraak geleverd werden of beschadigd zijn.

In een eerste rappel dien je de klant dus aan te moedigen om contact op te nemen bij opmerkingen. Vermijd woorden zoals ‘probleem’ of ‘klacht’, want ze zijn te negatief geladen. Dreig ook niet meteen met acties en consequenties.

In de tweede e-mail of brief vraag je kordater naar de betaling. De klant heeft niet gereageerd op de uitnodiging van de eerste aanmaning. Zo kan je er meteen van op aan dat er geen vragen of opmerkingen zijn. De basisprincipes van de eerste herinnering gelden ook hier. Beleefdheid staat voorop. Tegelijkertijd moet de klant weten dat je de zaak ernstig neemt. Je  wenst namelijk dringend betaald te worden. Kosten en interesten kunnen in deze tweede rappel wel worden aangekondigd.

De derde rappel is de allerlaatste schriftelijke aanmaning. De klant moet dit ook duidelijk voelen. Hij moet weten dat je ernstig genomen wil worden. Sla daarom een krachtige toon en taal aan. Herhaal duidelijk welke gevolgen er aan de niet-betaling verbonden zijn. Belangrijk is dat u zich houdt aan uw dreigementen, anders ondermijnt je je geloofwaardigheid.

 

Maak gebruik van onze templates

In onze Rox-e.NET software zitten standaard templates ingebouwd voor de drie verschillende aanmaningsbrieven.

Je kan deze zo gebruiken, aanvullen met de tips uit deze post of je eigen templates gebruiken.

Download onze voorbeeldbrieven hieronder.

 

Bron: Filip Hendrickx (graydon.nl) Artikel: “8 tips voor een sterke aanmaning”