E-facturatie: De overstap maken van papier naar electronisch.

Papieren facturen worden afgedrukt, in een enveloppe gestopt, van een postzegel voorzien, op de post gedaan, weer geopend, gekopieerd, ingevoerd in een computer en geklasseerd. Dit proces is, net als deze zin, een beetje te lang.

Maar er is een alternatief: elektronische facturatie.

Elektronisch factureren: Het is snel, eenvoudig, efficiënt, voordelig én duurzaam. Bij de Europese Commissie hebben ze daarom een duidelijk doel voor ogen: Tegen 2020 willen ze van elektronische facturatie de meest gebruikte facturatiewijze in Europa maken. Ook bij de Vlaamse Regering werd beslist om van e-facturatie de standaardprocedure te maken, en dit al tegen januari 2017.

Dit is alles is geen ver-van-je-bed-show. Ook jij, als ondernemer, kan je voordeel halen uit e-facturatie.

 De voordelen:

Het is snel

Dat e-mail sneller gaat dan de traditionele post spreekt voor zich. De ontvanger krijgt enkele momenten nadat jij ze hebt aangemaakt de factuur al in zijn mailbox. Dit zorgt er ook voor dat de factuur veel sneller verwerkt (en betaald!) kan worden en dat er veel sneller kan gereageerd worden bij eventuele betwistingen .

Je bespaart ermee

Elke stap bij het versturen van een “gewone” factuur kost geld. Denk maar aan de postzegels, enveloppes, (gepersonaliseerd) printpapier,.. En het zijn niet enkel materiele kosten. Ook de uurlonen lopen op. Hoeveel tijd spenderen jij (of je werknemers) aan alle verschillende stappen in dit proces? Te veel.

Het geeft zekerheid

Als je elektronisch factureert minimaliseer je het risico op vergissingen. De bedragen, percentages en btw worden automatisch berekent, wat een stuk efficiënter is.

Ook qua veiligheid geeft een e-factuur meer zekerheid. Met een papieren factuur kan er gesjoemeld worden. De factuur kan namelijk op verschillende plaatsen in het proces onderschept worden. Bij e-facturatie ligt dit risico een pak lager.

Het is duurzaam

Het effect van een overschakeling naar elektronische facturatie op het milieu is niet te onderschatten. Er is niet alleen een besparing in vellen papier maar ook de transportkosten en CO2-uitstoot die gepaard gaat met zowel papierproductie als het transport van de factuur zelf worden drastisch teruggedrongen.

 

Enkele belangrijke begrippen:

Authenticiteit van herkomst

Dit klinkt ingewikkeld maar als je reeds met papieren facturen werkt kan je perfect de werkwijze die je hier hanteert overnemen. Dit kan bijvoorbeeld de zogenaamde “three way matching” zijn, waar je het document kan vergelijken met andere documenten zoals de bij de factuur horende bestelbon, leveringsbon of betalingsbewijs.

Integriteit

De inhoud van een factuur mag geen wijzigingen ondergaan.

Je kan hiervoor bedrijfscontroles opzetten die een betrouwbaar controlespoor tussen de factuur en de verrichte prestatie opleveren. Dit komt erop neer dat er een aantoonbaar verband moet zijn tussen de bestelling, levering, factuur en betaling.

Leesbaarheid

Een factuur moet steeds duidelijk leesbaar zijn, zowel afgeprint als op een scherm. Zorg er dus voor dat je facturen doorstuurt in een veel gebruikt bestandsformaat.

Aanvaarding

De klant moet het gebruik van elektronische facturen aanvaard hebben. Die aanvaarding is gelijkaardig met de aanvaarding van een papieren factuur: door betaling. Je kan ook meer uitdrukkelijke toestemming vragen en de klant een document laten ondertekenen waar ze die aanvaarding bevestigen.