Het einde van de maand September brengt, naast de herfst, ook de start van het nieuwe academiejaar met zich mee.

Voor de vele studentenverenigingen die Vlaanderen rijk is, geeft dit ook het startschot van een jaar vol activiteiten en bedrijvigheid.

Naast alle leuke dingen die het nieuwe schooljaar met zich meebrengt moeten de praesidiumleden zich natuurlijk ook bezighouden met de financiële kant van de zaken.

De tijd dat je aan het begin van een cantus het geld inzamelde in een bierpot, is voorbij. De tijd dat je op je knieën ging smeken bij de eigenaar van je clubcafé voor sponsoring, is voorbij. De tijd dat je de uitgaven van je vereniging bijhield in de marge van het notitieboekje tijdens de les , is voorbij.

Een studentenvereniging anno 2016 is een ware onderneming geworden, en orde in je financiën is hierbij een absolute must! Dit niet alleen zodat er geld in het laatje zou komen om deze feestelijkheden te blijven bekostigen maar ook om fiscaal in orde te zijn.

Sleutelfiguur in dit alles is de penningmeester. En meneer of mevrouw penningmeester, dit artikel is er voor jou!

De studentenvereniging, een kleine onderneming

De meeste studentenverenigingen hebben het statuut van een kleine vzw. Dit wil zeggen dat ze enkele verplichtingen hebben op juridisch, fiscaal en boekhoudkundig vlak.

Het is ook voor kleine verenigingen aangeraden om een dubbele boekhouding te gaan voeren.  Deze registreert alle inkomende en uitgaande documenten, alsook alle financiële verrichtingen. Elke verrichting kent een tegenverrichting: dat betekent dat er een ontvangst of betaling tegenover staat. Bij een dubbele boekhouding boek je ook de transactie aan de keerzijde. Elke transactie wordt dus ‘dubbel’ geboekt, zowel aan de creditkant als aan de debetkant. Dat houdt in dat debet en credit altijd gelijk moeten zijn.

De dubbele boekhouding heeft als grote voordeel dat ze een heel gedetailleerd beeld van de financiële toestand geeft.

Heel belangrijk bij het voeren van een goede boekhouding is dat alle boekingen de nodige bewijskracht hebben en gedekt zijn door een voldoende bewijskrachtig document. Dit wil zeggen dat je goed zorg moet dragen voor je facturen en rekeninguittreksels.

De penningmeester

Als penningmeester ben jij verantwoordelijk voor alle liquide middelen is in jouw vereniging. Je houdt dus de bovenvermelde boekhouding bij.

Je draagt bij aan een financieel plan dat als doel heeft genoeg winst op te leveren om de activiteiten van het komende academiejaar (en hopelijk zelfs het volgende!) te ondersteunen en je zorgt dat alle inkomsten en uitgaven netjes bijgehouden worden.

Je bouwt waarschijnlijk verder op het werk van je voorganger en hier loopt het soms wel eens fout. Je krijgt een schoendoos vol facturen en een Excel spreadsheet en daarmee moet je dan verder. Daar wringt vaak het schoentje.

Dit systeem brengt ten eerste weinig betrouwbaarheid met zich mee als het komt op het bewaren van de nodige bewijsstukken. Ten tweede is de werkwijze van de vorige penningmeester vaak onduidelijk of moeilijk te ontcijferen voor diegene die hier mee verder moet.

Hoe los je dit op?

Denk eens aan het investeren in een boekhoudpakket. Deze jaarlijkse investering betaalt zichzelf terug door de vele voordelen:

1) een uniforme werkwijze die jaarlijks kan overgedragen worden met een minimum aan inspanning.

2) het veilig en correct bewaren van de nodige bewijsstukken zolang dit nodig is.

3) reeds ingebouwde fiscale regelgeving helpt bij de correcte verwerking van gegevens.

4) je hebt meer controle en overzicht. Financieel dagboek, kasboek, aankoopboek en verkoopboek staan met elkaar in verbinding waardoor fouten tijdig opgemerkt worden.

Waarom al je tijd spenderen als penningmeester aan het saaie, ingewikkelde werk met een Excel spreadsheet als je met een boekhoudpakket de zaken vereenvoudigd en tijdbesparend werkt?

De tijd die je overhoud kan je veel beter spenderen aan je studies (of wat langer op de cantus blijven).

Graag met Rox-e.NET beginnen bij jouw studentenvereniging? Neem dan gerust contact met ons op. Wij kunnen speciale voordelen bieden voor kleine verenigingen.

Prosit!