FAQ

Vaak gestelde vragen proberen we hieronder zo duidelijk mogelijk te beantwoorden.

Voor meer klaarheid, neem gerust contact met ons op.

Boekhouding

Hoe kan je een getotaliseerd overzicht van je klanten afdrukken?

Vink in het scherm “klantenrekeningen” de optie “enkel totalen” aan.

Waarom kan ik een bepaalde klant niet verwijderen?

De klant is gelinkt aan een bestaande verkoopfactuur. Het is niet mogelijk deze dan te verwijderen.

Waarom kan ik een bepaalde leverancier niet verwijderen?

De klant is gelinkt aan een bestaande aankoopfactuur. Het is niet mogelijk deze dan te verwijderen.

Hoe kan ik een nieuw dagboek (of bank) toevoegen?

Ga naar het tabblad “Boekhouding” klik daar op de knop “Dagboeken” (bij “Allerlei”)

 

 

 

Klik vervolgens op de knop “Nieuw”

Je kan nu de nodige gegevens invullen en opslaan.

Hoe kan ik het eerst geopende dagboek (of bank) veranderen? / Hoe kan ik kiezen welk dagboek standaard eerst opengaat?

Ga naar het tabblad “Boekhouding” klik daar op de knop “Dagboeken” (bij “Allerlei”)

 

 

 

 

Dubbelklik op de bank die nu eerst opent en vink het vakje “voorkeur” uit.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sluit dit venster door op te slaan en open nu het dagboek dat je wil instellen als voorkeur. Vink daar het vakje voorkeur aan. Sluit het venster door op te slaan.

Als ik een overzicht van de bankafschriften bekijk, kan ik enkel afschriften van één bepaalde bank zien. Hoe kan ik de afschriften van een andere bank zien?

Als je in het financieel dagboek aan het werken bent, zie je bovenaan de tab “dagboeken” verschijnen. Klik dit aan. Je ziet nu links bovenaan al je verschillende banken staan. Klik de gewenste bank aan om hierin te werken.

Hoe kan ik een wachtrekening wegboeken nadat ik de betaling heb ontvangen?

Ga naar het tabblad boekhouding en klik daar op de knop “Wachtrekeningen” Je krijgt de optie “Klanten”.

Selecteer de wachtrekening (“W) en de tegenoverstaande betaling(en) door ze aan te vinken. Klik daarna op Opslaan.

Hoe kan ik een wachtrekening wegboeken nadat ik een factuur heb betaald?

Ga naar het tabblad boekhouding en klik daar op de knop “Wachtrekeningen” Je krijgt de optie “Leveranciers”.

Selecteer de wachtrekening (“W) en de tegenoverstaande betaling(en) door ze aan te vinken. Klik daarna op Opslaan.

Hoe kan ik een creditnota afboeken tegenover een factuur?

Dit doe je via het Divers Dagboek of via openstaande facturen.

Ik heb een betalingsbedrag dat niet overeenkomt met een wachtrekening. Hoe kan ik die wachtrekening toch wegboeken als ik ze niet kan afpunten?

Afpunten is zoals het woord het zelf zegt, enkel bij gelijke bedragen (1 wachtrekening kan wél t.o.v. verschillende facturen afgepunt worden).

In het andere geval moet je het divers dagboek gebruiken en het verschil wegboeken op een 65 of een 75-rekening, afhankelijk of het een kost of een opbrengst is.

Dubbele of foute nummering op je rekeninguitreksels van de bank?

Volg dan steeds de nummering van het pakket. De regel is (net als in het oude pakket) andere datum = ander afschrift.

Door deze twee tips te volgen krijg je geen fouten en ben je zelf steeds mee met het hele uittreksel verhaal.

hoeft ik de BTW-aangifte (of listing) opnieuw te maken om het opnieuw te simuleren (i.e. opsporen van fouten)

Nee, (op voorwaarde dat je de aangifte bewaard hebt met de Opslaan-knop). Er is namelijk de knop ‘Lijst gecreëerde BTW-aangiften’.

btw1

 

 

 

 

Daar kan je dan weer het Logboek van opvragen.

btw3

 

 

 

 

 

Daarvan kan de de detail opvragen.

btw2

 

 

 

 

Hier is het belangrijk dat je ofwel sorteert of filtert op het rooster dat de fout genereert.

btw4

Ik wil van een bedrag op een bankafschrift de bijhorende inkomende factuur terugvinden. Hoe doe ik dit?

Werkwijze vanuit het financieel dagboek:

Afschrift-factuur1

Afschrift-factuur2

Zijn er snelkoppelingen bij het ingeven van rekeningafschriften?

Ja, de aangeduide buttons helpen je eenvoudig, snel en correct bepaalde transacties labelen.

Buttons afschriften

Hoe kan ik het huidige saldo van mijn kasboek bekijken?

De kortste (en correcte) methode om het saldo van je kasboek te controleren is via de financiële barometer.

Je kan die terugvinden via: rapporten – rekeningen – financiële barometer – afdrukvoorbeeld.

kasboek saldo

Waar kan ik het gegenereerde .xml bestand voor mijn btw aangifte terugvinden?

Je kan dit bestand terugvinden in je ROX-E.NET installatiefolder. Dit is standaard C:/program files/Rox-e.NET  Sorteer de bestanden op “laatst gewijzigd”. Het meest recente .xml bestand is wat je nodig hebt om up te loaden naar Intervat.

Ik kan geen nieuw afschrift invoeren? (Financieel dagboek)

Is dit het eerste afschrift van het nieuwe jaar, dan mag je niet vergeten eerst je beginsaldo in te stellen.

Hoe maak in een nieuw boekjaar aan?

Klik in de tab “boekhouding” op “Boekjaren”

Er opent dan een venster waar je de huidige en vorige boekjaren ziet staat. Klik bovenaan links op “nieuw”

Nu opent het venster waar je het nieuwe boekjaar kan aanmaken:

Bij “boekjaar” vul je het nieuwe boekjaar in. Bij “startboekmaand” kies je de maand waarin je boekjaar moet beginnen. Bij “aantal maand” vul je in hoeveel maanden je boekjaar moet tellen.

Als je dit ingevuld hebt klink je op “genereer boekmaanden”. En daarna onderaan op opslaan.

Hoe kan ik het begin- en eindsaldo van mijn afschriften nakijken? (Financieel dagboek)

-Via het overzichtsscherm

-Via rapporten – financieel dagboek – financieel dagboek-gedetailleerd.

Hoe stel ik mijn beginsaldo in? (Financieel dagboek)

Ga naar Boekhouding – Afschriften – Beginsaldo

Doe dit voor je afschriften begint in te boeken van het nieuwe jaar.

Waar worden de gegenereerde xml bestanden opgeslagen?

Standaard is dit C:\Users\GEBRUIKERNAAM\AppData\Roaming\Rox-e.NET

De map wordt automatisch geopend. Níét sluiten, dus. Het doel is dat je het pad kan copy-pasten op het moment dat de intervat-website je vraagt te bladeren naar het bestand.

Hoe genereer ik een xml bestand van mijn btw-aangifte?

In het tabblad btw krijg je 6 knoppen te zien.

De eerste 3 knoppen dienen voor het aanmaken de listing of aangifte.

De laatste 3 knoppen dienen voor het genereren van het xml bestand.Voor het aanmaken van je btw-aangifte klik je op “BTW-aangifte”, dan krijg je volgend scherm te zien:

Vul dit in en klik op OK (creatie).

Er verschijnt een venster met een overzicht van je roosters:

Klik op “Opslaan” bovenaan. Nu mag je dit venster sluiten met het kruisje.

Ga nu terug naar deze knoppen:

Klik op “Selecteer BTW-aangifte” – alle, dan krijg je een lijst te zien van de aangiftes.

Selecteer welke xml je wil genereren en klik op “Intervat” (naast de Opslaan knop). Er opent nu automatisch een map in verkenner waar de bestanden instaan.

Waarom kan je bij de uittreksels bij elke regel de knop “btw-aangifte” aan- en uitvinken? (financieel dagboek)

Zelfde principe als in het oude pakket: opnemen van algemene rekeningen in de btw-aangifte (altijd in rooster 00; vooral huuropbrengsten)

Doel is dat Financiën je btw-aftrek verhoudingsgetal kan controleren, want dat wordt natuurlijk < 100% bij huurinkomsten.

Kan ik selecteren naar welke klanten in herinneringsbrieven stuur?

Ja, ga naar je klantenformulier en selecteer, met de ctr toets ingehouden, de klanten waar je een herinneringsbrief wil naar sturen

Klik dan bovenaan op “Rapporten” en “Herinneringsbrieven”.

Hoe worden SEPA-betalingen afgeboekt? /afgepunt? (SEPA)

Nu nog gewoon via “Afschriften” in het financieel dagboek , dus zoals vroeger, maar als CAMT053 er is (internationale versie van CODA) dan kunnen de uittreksels gewoon geïmporteerd worden.

Ik krijg een melding dat het btw nummer niet correct is. Hoe komt dit?

Dit kan twee redenen hebben:

  1. het btw nummer is niet correct of staat niet in het juiste formaat. (er verschijnt een rood kruisje naast het btw nummer.
  2. Er is een fout met de server van de Europese Gemeenschap (waarlangs het btw nummer word gecontroleerd):
    De zogezegde VIES-site, d
    ie is soms overbelast.Het nummer is wel correct (controle door de software zelf) maar de gegevens kunnen niet opgehaald worden bij de VIES-website. Vul het btw nummer in maar i.p.v. op de knop “Valideer BTW-nr” te klikken druk je twee keer op de TAB toets.

Ik kan niet op "Valideer BTW-nr" klikken bij mijn buitenlandse klant / leverancier.

Het nummer is correct (controle door de software zelf) maar de gegevens kunnen niet opgehaald worden bij de VIES-website omdat deze enkel Belgische btw-nummers controleert. Vul het btw nummer in maar i.p.v. op de knop “Valideer BTW-nr” te klikken druk je twee keer op de TAB toets.

Hoe kan ik een eigen logo toevoegen aan mijn rapporten?

Ga in het tabblad “Instellingen” naar “Instellingen per dossier” (het tandwieltje).

In het geopende venster ga je naar het tabblad “Facturatie” daar kan je onderaan je logo uploaden naar de software in de aangeduide afbeeldingsformaten.

Hoe bewerk ik de lay-out van mijn rapporten?

Dit kan via het afdrukvoorbeeld. Wanneer je het afdrukvoorbeeld van een rapport bekijkt verschijnt er een extra tabblad “afdrukvoorbeeld” rechts bovenaan.

 

 

 

 

Het is belangrijk om het onderscheid tussen twee opties te zien: 1) tijdelijke aanpassingen (groen aangeduid) 2) permanente aanpassingen (blauw aangeduid)

 


De knoppen aangeduid in het groen zijn er om per factuur of rapport

eenmalige aanpassingen te gaan doen. Je print dan af via de knop afdrukken rechts bovenaan en als je het sluit gaan de aanpassingen weg.

De acties die onder de knop bewerken zitten (blauw) (onderstaand scherm) worden bij het opslaan toegepast op alle rapporten/facturen, om het op oude facturen toe te passen is het soms nodig deze eens opnieuw op te slaan, bij nieuwe facturen gaat dit automatisch (net als bij de pdf’s).

 

 

 

 

 

 

 

Dus als je op “Save” klikt zou dat opgeslagen moeten zijn en toegepast op al je documenten.

Als je naar “Rapporten” gaat en dan klikt op verwijderen niet-standaard lay-out, zie je dan iets ingevuld staan in die lijst (zoals het voorbeeld hieronder)

kunnen wij door de cloud oplossing met gelijk welke computer de boekhouding maken?

Je hoeft, om samen in de boekhouding te werken, niet meer op hetzelfde netwerk zitten. Je kan van waar ook ter wereld aan je boekhouding werken. Je hoeft enkel een zéér eenvoudige installatie doen (dat mag op een lege pc) en inloggen met de gegevens die we voor jou voorzien hebben.

Kan ik vervallen facturen betalen met SEPA?

Ja, je hebt steeds volledige vrijheid over wat je wel en niet betaald met SEPA.

Ondersteunt mijn bank SEPA?

De meeste grote banken hebben de optie om het aangemaakte xml bestand op te laden naar hun PC banking platform. Soms is dit betalend, anderen voorzien deze service gratis.

Voor de meest accurate informatie raden we je aan dit na te vragen bij je eigen bank. Onze aangemaakte bestanden zijn universeel en werken daarom bij elke bank die deze service aanbied.

Facturatie

Fout bij opvragen vorige facturen klant: “Geef eerst klant op”, maar de klant is reeds geselecteerd.

Tab/Enter gebruiken. Moet in 99% v/d gevallen een automatisme zijn (net als in het oude pakket).

Waarom kan ik een bepaalde leverancier niet verwijderen?

De klant is gelinkt aan een bestaande aankoopfactuur. Het is niet mogelijk deze dan te verwijderen.

Kan ik mijn facturen via e-mail versturen?

Ja. Je kan per klant aanduiden of zij hun facturen wensen te ontvangen via e-mail. Staat de keuze “mail documenten” aangevinkt in het klantenformulier

dan zal je met één druk op de knop Afdrukken/E-mail” een e-mail aanmaken in Outlook met de pdf factuur in bijlage.

Geen outlook? Je kan steeds de factuur downloaden in pdf en manueel gaan verzenden in je gewenste e-mailprogramma.

Een factuur waar een betaling tegenover staat van hetzelfde bedrag blijft op de lijst openstaande facturen staan. Hoe kunnen we dit laten wegvallen tegenover elkaar?

Dit zet zichzelf recht als je de factuur opnieuw opslaat via Verkoopboek (is waarschijnlijk een factuur of betaling die gewijzigd werd).

Ik kan mijn facturen niet downloaden uit de cloud.

Je antivirus programma zorgt voor problemen: Enkele “boosdoeners” zijn Kaperksky en Norton. Schakel je antivirus software tijdelijk uit en probeer het opnieuw.

Wij raden aan om het ingebouwde antivirus programma van Windows te gebruiken of Avast.

Ik kan een artikel niet verwijderen, hoe komt dit?

Het artikel is gelinkt aan een bestaande factuur. Het is niet mogelijk deze dan te verwijderen.

Hoe kan ik de voorkeur valuta of munteenheid van mijn klanten wijzigen?

Nog niet, komt er binnekort aan.

Hoe vraag ik vorige facturen van een klant op?

Dubbelklik in het overzicht van de facturen op de laatste factuur van de gewenste klant. In het scherm dat nu opent kan je klikken op “vorige facturen

Je krijgt nu een overzicht van alle facturen van die klant te zien.

Ik kan een artikel niet verwijderen, hoe komt dit?

Het artikel is gelinkt aan een bestaande factuur. Het is niet mogelijk deze dan te verwijderen.

Ik kan niet op "Opslaan" klikken. Wat doe ik?

Soms moet het programma de wijzigingen nog registreren. Door even in een ander tekstveld te klikken kan je dit oplossen.

De knop “Opslaan” zou nu moeten activeren.

Gebeurt dit niet? Dan ben je een verplicht veld vergeten invullen.

Hoe bewerk ik de lay-out van mijn facturen?

Dit kan via het afdrukvoorbeeld. Zogauw je het afdrukvoorbeeld van een factuur bekijkt verschijnt er een extra tabblad “afdrukvoorbeeld” rechts bovenaan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Het is belangrijk om het onderscheid tussen twee opties te zien: 1) tijdelijke aanpassingen (groen aangeduid) 2) permanente aanpassingen (blauw aangeduid)

 


De knoppen aangeduid in het groen zijn er om per factuur of rapport

eenmalige aanpassingen te gaan doen. Je print dan af via de knop afdrukken rechts bovenaan en als je het sluit gaan de aanpassingen weg.

De acties die onder de knop bewerken zitten (blauw) (onderstaand scherm) worden bij het opslaan toegepast op alle rapporten/facturen, om het op oude facturen toe te passen is het soms nodig deze eens opnieuw op te slaan, bij nieuwe facturen gaat dit automatisch (net als bij de pdf’s).

 

 

 

 

 

 

 

Dus als je op “Save” klikt zou dat opgeslagen moeten zijn en toegepast op al je documenten.

Als je naar “Rapporten” gaat en dan klikt op verwijderen niet-standaard lay-out, zie je dan iets ingevuld staan in die lijst (zoals het voorbeeld hieronder)

Ik werk met voorgedrukte pagina's voor facturen. Hoe zorg ik ervoor dat de briefhoofding niet mee afdrukt?

Je kan dit via het “Instellingen” menu aanpassen.

 

 

 

Bij de instellingen ga je naar het tabblad “facturatie” daar kan je optie “Briefhoofding afdrukken?” uitvinken.

Ik kan mijn facturen niet downloaden uit de cloud.

Je antivirus programma zorgt voor problemen: Enkele “boosdoeners” zijn Kaperksky en Norton. Schakel je antivirus software tijdelijk uit en probeer het opnieuw.

Wij raden aan om het ingebouwde antivirus programma van Windows te gebruiken of Avast.

kunnen wij door de cloud oplossing met gelijk welke computer facturen maken?

Je kan van waar ook ter wereld facturen maken. Je hoeft enkel een zéér eenvoudige installatie doen (dat mag op een lege pc) en inloggen met de gegevens die we voor jou voorzien hebben.

Er staat opeens HTML code op mijn facturen?

Dit is op te lossen door:

  1. up te daten naar de laatste nieuwe versie van onze software
  2. de geafecteerde factuur opnieuw op te slaan

Zorg er ook voor dat, als je ROX-E.NET gebruikt op meerdere computers, je op elke computer dezelfde (bij voorkeur meest recente) versie van onze software gebruikt.

Technisch

kunnen wij door de cloud oplossing met gelijk welke computer de boekhouding maken?

Je hoeft, om samen in de boekhouding te werken, niet meer op hetzelfde netwerk zitten. Je kan van waar ook ter wereld aan je boekhouding werken. Je hoeft enkel een zéér eenvoudige installatie doen (dat mag op een lege pc) en inloggen met de gegevens die we voor jou voorzien hebben.

Is ROX-E.NET voorzien op SEPA?

Ja. Rox-e.NET gebruikt de XML-standaard voor uitgaande betaalopdrachten. Voor meer info over betalingen met SEPA kan je onze handleiding raadplegen.

Hoe kan ik een eigen logo toevoegen aan de briefhoofding op mijn facturen?

Ga in het tabblad “Instellingen” naar “Briefhoofding”.

In het geopende venster kan je onderaan je logo uploaden naar de software in de aangeduide afbeeldingsformaten.

Ik heb mijn logo (per ongeluk) verwijderd uit mijn factuur lay-out. Hoe kan ik dit terugzetten?

Sleep een PictureBox op de lay-out

Sorteer de properties eerst alfabetisch voor het gemak

Pas volgende properties aan:

(name) : f

Image: browse naar een ‘dummy’ of tijdelijk png of bmp bestand

Sizing: ZoomImage

Sla de lay-out op en klik de Report Designer dicht.

 

Het logo dat je geüpload hebt verschijnt nu op de factuur (vervangt het dummy bestand).

Als ik in een dossier wil boeken, krijg ik de foutmelding "aantal gebruikers overschreden." Wat nu?

Ga naar “Gebruikers”, daar 1 of verschillende (oude) gebruikers verwijderen. Zijn er geen gebruikers die verwijderd mogen of kunnen worden. Neem dan even contact met ons op.

Ik kan niet op "Opslaan" klikken. Wat doe ik?

Soms moet het programma de wijzigingen nog registreren. Door even in een ander tekstveld te klikken kan je dit oplossen.

De knop “Opslaan” zou nu moeten activeren.

Gebeurt dit niet? Dan ben je een verplicht veld vergeten invullen.

wat is het verschil tussen "ID" en "Nummer" bij het financieel dagboek?

Het ID van je afschrift is niet hetzelfde als je nummer. Het nummer van je afschrift kan je zelf kiezen, het ID niet.

Je kan op die manier de nummering die op het afschrift van je bank staat volgen. Het ID zorgt ervoor dat de software geen dubbele ingaven aanmaakt alsook de volgorde van ingaven kan bijhouden.

Je mag het ID als gebruiker gewoon negeren.

Dus, bij het ingeven van een nieuw afschrift geef je bij “nummer afschrift” het nummer in dat op de documenten van je bank staat. Je kan dus elk nieuw jaar beginnen met afschrift 1 (zie hieronder).

Afschrift 0 is dan het ingestelde beginsaldo.

Kan ik mijn rekeningafschriften importeren?

Momenteel nog niet. Als CAMT053 er is (internationale versie van CODA) dan kunnen de uittreksels geïmporteerd worden.

Wat zijn de systeemvereisten voor ROX-E.NET?

We raden een minimum van 8GB RAM aan, alsook een stabiele internetverbinding.

Kan ik jullie software gebruiken met een Apple computer?

Voor Apple heb je een virtuele omgeving nodig. We adviseren hiervoor VMWare.

In de toekomst plannen we enkele modules webbased te maken. Dan kan je met een mac wel gemakkelijk gebruik maken van onze modules, aangezien deze dan niet meer afhankelijk zijn van een bepaald besturingssysteem.

Hoe veilig zijn mijn gegevens?

Microsoft garandeert een backup in 100% van de gevallen. (datacenters zitten nooit op de zelfde ‘aardplaat’, ingeval van aardbevingen). Bovendien heeft Microsoft een uniek point-in-time restore beleid: gedurende een week elke 5 minuten een backup. Dit is standaard. Er kan ook nog gekozen worden voor een extra beveiliging.

Bij welk bedrijf staan de cloud computers/servers?

Alle gegevens zitten bij Microsoft, op Azure. Azure is momenteel de meest geavanceerde en vergevorderde cloud-provider op de markt. Offline back-ups staan bij onze partner Datacore.

Ben ik mijn gegevens kwijt als ik overschakel naar ROX-E.NET?

Als je Rox-e klant bent uiteraard niet. Wij zorgen voor een complete transfer van je boekhouding van het oude naar het nieuwe pakket.

Ben je nu aan het werk met een ander pakket? Dan is deze vraag niet zo makkelijk te beantwoorden. We kunnen dit uiteraard met jou bekijken.

Hoe is de toegang tot mijn gegevens beveiligd?

Je krijgt een Cloud Windows Active Directory login, waarna je aan je database kan.

Het downloaden uit de cloud gaat zeer traag (WIndows 8) "Slow performance when accessing the File storage from Windows 8.1”

Probeer de hotfix van Microsoft te installeren. Hier te downloaden.

Kan ik met ROX-E.NET meerdere commerciele benamingen onder één btw-nummer gebruiken?

Dat is zeker mogelijk. Je kan makkelijk een apart dagboek / aparte dagboeken aanmaken hiervoor alsook een aparte briefhoofding instellen voor facturen en herinneringsbrieven.

Mijn toetsenbord is omgewisseld van AZERTY naar QWERTY

Dit komt vaak daar het (per ongeluk) indrukken van de toetsenbord combinatie Shift en Alt. Door opnieuw op deze toetsen te drukken zou je terug moeten schakelen naar de oorspronkelijke instelling.

Meer informatie over dit probleem en het vermijden ervan in de toekomst kan je lezen op deze website.

Netwerk-pad instellen bij Rox-e oud pakket

1) Maak op alle cliënt-computers een netwerkverbinding aan naar de map Rox-e op de server (de map moet uiteraard vooraf gedeeld/shared worden).

bv. Z:

2) Vervolgens ga je deze netwerkverbinding toekennen aan een sleutel in de Windows registry (die Rox-e automatisch zal uitlezen).

Open hiervoor de Windows registry via Start, Uitvoeren. Tik in: regedit

Om de juiste sleutel te vinden van Rox-e zijn er 2 methodes:

• Methode 1:

Open de opeenvolgende sleutels:

  • Deze computer
  • HKEY_CURRENT_USER
  • Software
  • VB and VBA Program Settings
  • Rox-e
  • Database: hierbij zal een waarde ‘Path’ staan.

• Methode 2:

  • Klik in het menu van de registry aan: Bewerken, Zoeken.
  • Tik ‘Rox-e’ in en vink enkel sleutels aan. Klik dan op volgende zoeken.
  • Het is mogelijk dat er verschillende sleutels zijn die verwijzen naar Rox-e, maar de enige juiste in diegene die zich bevindt onder:
  • Deze computer\HKEY_CURRENT_USER\Software\VB and VBA Program Settings\Rox-e\Database.

In beide gevallen pas je het ‘Path’ aan: deze waarde wordt dan ingesteld op Z: (of het station ingesteld onder 1).