Veelgestelde vragen

Vaak gestelde vragen proberen we hieronder zo duidelijk mogelijk te beantwoorden.

Voor meer klaarheid, neem gerust contact met ons op.

Vragen voor je aankoop

Ja. Rox-e.NET gebruikt de XML-standaard voor uitgaande betaalopdrachten. Voor meer info over betalingen met SEPA kan je onze handleiding raadplegen.

Voor Apple heb je een virtuele omgeving nodig. We adviseren hiervoor VMWare.

In de toekomst plannen we enkele modules webbased te maken. Dan kan je met een mac wel gemakkelijk gebruik maken van onze modules, aangezien deze dan niet meer afhankelijk zijn van een bepaald besturingssysteem.

Microsoft garandeert een backup in 100% van de gevallen. (datacenters zitten nooit op de zelfde ‘aardplaat’, ingeval van aardbevingen). Bovendien heeft Microsoft een uniek point-in-time restore beleid: gedurende een week elke 5 minuten een backup. Dit is standaard. Er kan ook nog gekozen worden voor een extra beveiliging.

Als je Rox-e klant bent uiteraard niet. Wij zorgen voor een complete transfer van je boekhouding van het oude naar het nieuwe pakket.

Ben je nu aan het werk met een ander pakket? Dan is deze vraag niet zo makkelijk te beantwoorden. We kunnen dit uiteraard met jou bekijken.

Boekhouding

Tabblad BOEKHOUDING – Klik op de knop ‘Facturen’ (onder ‘Verkoopdagboek’).

Boekhouding Verkoopdagboek

Klik op de knop ‘UBL import’.

Verkoopboek UBL import

Selecteer de map waar de UBL facturen zijn opgeslagen:

Browse for folder

TIP: de standaard map is C:\Users\{gebruiker} \AppData\Roaming\Rox-e.NET.

Klik op ‘OK’.

Na de import krijg je de boodschap dat de facturen zijn geïmporteerd of eventueel een foutenlijst van de facturen die ofwel niet voldoen aan de UBL standaard of waar rekenkundige fouten zijn vastgesteld.

Tabblad Boekhouding – Klik op de knop Wachtrekeningen en selecteer Klanten of Leveranciers uit de lijst.

Selecteer een wachtrekening die kan afgepunt worden en klik op de knop Bewerken.

Vink de factuur en de wachtrekening die mekaar opheffen, aan.

OPGELET: bij betalingsverschillen gebruik de methode hieronder (factuur en creditnota afboeken).

Sla dit op.

Maak in het Divers Dagboek een nieuwe boeking aan.

Het afboeken v/e factuur t.o.v. een creditnota gebeurt op bijna de zelfde manier als het betalen v/e ‘gewone’ factuur.

Factuur Creditnota selecteren 2

Klik op de knop OK. Sla de boeking op.

In het geval deze methode gebruikt wordt om (kleine) betalingsverschillen mee weg te werken, vul je een extra regel in met rekeningnummer 758000 (positief verschil) of 658000 (negatief verschil).

Klik in de tab “boekhouding” op “Boekjaren”

boekjaar 1 1024x120

Er opent dan een venster waar je de huidige en vorige boekjaren ziet staat. Klik bovenaan links op “nieuw”

boekjaar 2 1024x376

Nu opent het venster waar je het nieuwe boekjaar kan aanmaken:

boekjaar 3

Bij “boekjaar” vul je het nieuwe boekjaar in. Bij “startboekmaand” kies je de maand waarin je boekjaar moet beginnen. Bij “aantal maand” vul je in hoeveel maanden je boekjaar moet tellen.

Als je dit ingevuld hebt klink je op “genereer boekmaanden”. En daarna onderaan op opslaan.

Standaard is dit C:\Users\GEBRUIKERNAAM\AppData\Roaming\Rox-e.NET

De map wordt automatisch geopend. Níét sluiten, dus. Het doel is dat je het pad kan copy-pasten op het moment dat de intervat-website je vraagt te bladeren naar het bestand.

In het tabblad btw krijg je 6 knoppen te zien.

De eerste 3 knoppen dienen voor het aanmaken de listing of aangifte.

De laatste 3 knoppen dienen voor het genereren van het xml bestand.

btw1 e1487318560732

Voor het aanmaken van je btw-aangifte klik je op “BTW-aangifte”, dan krijg je volgend scherm te zien:

btw 2 e1487318650108

Vul dit in en klik op OK (creatie).

Er verschijnt een venster met een overzicht van je roosters:

btw 3 e1487318715554

Klik op “Opslaan” bovenaan. Nu mag je dit venster sluiten met het kruisje.

Ga nu terug naar deze knoppen:

btw 4 e1487318762348

Klik op “Selecteer BTW-aangifte” – alle, dan krijg je een lijst te zien van de aangiftes.

btw 5 e1487318830982

Selecteer welke xml je wil genereren en klik op “Intervat” (naast de Opslaan knop). Er opent nu automatisch een map in verkenner waar de bestanden instaan.

Dit kan twee redenen hebben:

  1. Het btw nummer is niet correct of staat niet in het juiste formaat. (Er verschijnt een rood kruisje naast het btw nummer.)
    fout valideer btw nummer 2
  2. Er is een fout met de server van de Europese Gemeenschap (waarlangs het btw nummer word gecontroleerd).
    De zogezegde VIES-site, die is soms overbelast.
    fout valideer btw nummer
    Het nummer is wel correct (controle door de software zelf) maar de gegevens kunnen niet opgehaald worden bij de VIES-website. Vul het btw nummer in maar i.p.v. op de knop “Valideer BTW-nr” te klikken druk je twee keer op de TAB toets.

Ga in het tabblad “Instellingen” naar “Instellingen per dossier” (het tandwieltje).

In het geopende venster ga je naar het tabblad “Facturatie” daar kan je onderaan je logo uploaden naar de software in de aangeduide afbeeldingsformaten.

logo rapporten

Dit kan via het afdrukvoorbeeld. Wanneer je het afdrukvoorbeeld van een rapport bekijkt verschijnt er een extra tabblad “afdrukvoorbeeld” rechts bovenaan.

afdrukvoorbeeld rapporten

Het is belangrijk om het onderscheid tussen twee opties te zien: 1) tijdelijke aanpassingen (groen aangeduid) 2) permanente aanpassingen (blauw aangeduid).

bewerken afdrukvoorbeeld 1

De knoppen aangeduid in het groen zijn er om per factuur of rapport eenmalige aanpassingen te gaan doen. Je print dan af via de knop afdrukken rechts bovenaan en als je het sluit gaan de aanpassingen weg.

De acties die onder de knop bewerken zitten (blauw) (onderstaand scherm) worden bij het opslaan toegepast op alle rapporten/facturen, om het op oude facturen toe te passen is het soms nodig deze eens opnieuw op te slaan, bij nieuwe facturen gaat dit automatisch (net als bij de pdf’s).

bewerken afdrukvoorbeeld 2

Dus als je op “Save” klikt zou dat opgeslagen moeten zijn en toegepast op al je documenten.

Als je naar “Rapporten” gaat en dan klikt op verwijderen niet-standaard lay-out, zie je dan iets ingevuld staan in die lijst (zoals het voorbeeld hieronder).

bewerken afdrukvoorbeeld 3 standaard layout terugzetten

De meeste grote banken hebben de optie om het aangemaakte xml bestand op te laden naar hun PC banking platform. Soms is dit betalend, anderen voorzien deze service gratis.

Voor de meest accurate informatie raden we je aan dit na te vragen bij je eigen bank. Onze aangemaakte bestanden zijn universeel en werken daarom bij elke bank die deze service aanbied.

Facturatie

Ja. Je kan per klant aanduiden of zij hun facturen wensen te ontvangen via e-mail.

Staat de keuze “mail documenten” aangevinkt in het klantenformulier, dan zal je met één druk op de knop Afdrukken/E-mail” een e-mail aanmaken in Outlook met de pdf factuur in bijlage.

Geen outlook? Je kan steeds de factuur downloaden in pdf en manueel gaan verzenden in je gewenste e-mailprogramma.

Dubbelklik in het overzicht van de facturen op de laatste factuur van de gewenste klant. In het scherm dat nu opent kan je klikken op “vorige facturen

vorige facturen 1

Je krijgt nu een overzicht van alle facturen van die klant te zien.

vorige facturen 2

Dit kan via het afdrukvoorbeeld. Zodra je het afdrukvoorbeeld van een factuur bekijkt verschijnt er een extra tabblad “afdrukvoorbeeld” rechts bovenaan.

afdrukvoorbeeld 1

Het is belangrijk om het onderscheid tussen twee opties te zien: 1) tijdelijke aanpassingen (groen aangeduid) 2) permanente aanpassingen (blauw aangeduid)

bewerken afdrukvoorbeeld 1

De knoppen aangeduid in het groen zijn er om per factuur of rapport eenmalige aanpassingen te gaan doen. Je print dan af via de knop afdrukken rechts bovenaan en als je het sluit gaan de aanpassingen weg.

De acties die onder de knop bewerken zitten (blauw) (onderstaand scherm) worden bij het opslaan toegepast op alle rapporten/facturen, om het op oude facturen toe te passen is het soms nodig deze eens opnieuw op te slaan, bij nieuwe facturen gaat dit automatisch (net als bij de pdf’s).

bewerken afdrukvoorbeeld 2

Dus als je op “Save” klikt zou dat opgeslagen moeten zijn en toegepast op al je documenten.

Als je naar “Rapporten” gaat en dan klikt op verwijderen niet-standaard lay-out, zie je dan iets ingevuld staan in die lijst (zoals het voorbeeld hieronder)

bewerken afdrukvoorbeeld 3 standaard layout terugzetten

Je antivirus programma zorgt voor problemen: Enkele “boosdoeners” zijn Kaperksky en Norton. Schakel je antivirus software tijdelijk uit en probeer het opnieuw.

Wij raden aan om het ingebouwde antivirus programma van Windows te gebruiken of Avast.

Dit is op te lossen door:

  1. up te daten naar de laatste nieuwe versie van onze software
  2. de getroffen factuur opnieuw op te slaan

Zorg er ook voor dat, als je ROX-E.NET gebruikt op meerdere computers, je op elke computer dezelfde (bij voorkeur meest recente) versie van onze software gebruikt.

Soms moet het programma de wijzigingen nog registreren. Door even in een ander tekstveld te klikken kan je dit oplossen.

De knop “Opslaan” zou nu moeten activeren.

Gebeurt dit niet? Dan ben je een verplicht veld vergeten invullen.

Technisch

Ja. Rox-e.NET gebruikt de XML-standaard voor uitgaande betaalopdrachten. Voor meer info over betalingen met SEPA kan je onze handleiding raadplegen.

Het ID van je afschrift is niet hetzelfde als je nummer. Het nummer van je afschrift kan je zelf kiezen, het ID niet.

Je kan op die manier de nummering die op het afschrift van je bank staat volgen. Het ID zorgt ervoor dat de software geen dubbele ingaven aanmaakt alsook de volgorde van ingaven kan bijhouden.

Je mag het ID als gebruiker gewoon negeren.

Dus, bij het ingeven van een nieuw afschrift geef je bij “nummer afschrift” het nummer in dat op de documenten van je bank staat. Je kan dus elk nieuw jaar beginnen met afschrift 1 (zie hieronder).

Afschrift 0 is dan het ingestelde beginsaldo.

Voor Apple heb je een virtuele omgeving nodig. We adviseren hiervoor VMWare.

In de toekomst plannen we enkele modules webbased te maken. Dan kan je met een mac wel gemakkelijk gebruik maken van onze modules, aangezien deze dan niet meer afhankelijk zijn van een bepaald besturingssysteem.

Microsoft garandeert een backup in 100% van de gevallen. (datacenters zitten nooit op de zelfde ‘aardplaat’, ingeval van aardbevingen). Bovendien heeft Microsoft een uniek point-in-time restore beleid: gedurende een week elke 5 minuten een backup. Dit is standaard. Er kan ook nog gekozen worden voor een extra beveiliging.

Als je Rox-e klant bent uiteraard niet. Wij zorgen voor een complete transfer van je boekhouding van het oude naar het nieuwe pakket.

Ben je nu aan het werk met een ander pakket? Dan is deze vraag niet zo makkelijk te beantwoorden. We kunnen dit uiteraard met jou bekijken.

Dit komt vaak daar het (per ongeluk) indrukken van de toetsenbord combinatie Shift en Alt. Door opnieuw op deze toetsen te drukken zou je terug moeten schakelen naar de oorspronkelijke instelling.

Meer informatie over dit probleem en het vermijden ervan in de toekomst kan je lezen op deze website.

1) Maak op alle cliënt-computers een netwerkverbinding aan naar de map Rox-e op de server (de map moet uiteraard vooraf gedeeld/shared worden).

bv. Z:

2) Vervolgens ga je deze netwerkverbinding toekennen aan een sleutel in de Windows registry (die Rox-e automatisch zal uitlezen).

Open hiervoor de Windows registry via Start, Uitvoeren. Tik in: regedit

Om de juiste sleutel te vinden van Rox-e zijn er 2 methodes:

• Methode 1:

Open de opeenvolgende sleutels:

  • Deze computer
  • HKEY_CURRENT_USER
  • Software
  • VB and VBA Program Settings
  • Rox-e
  • Database: hierbij zal een waarde ‘Path’ staan.

• Methode 2:

  • Klik in het menu van de registry aan: Bewerken, Zoeken.
  • Tik ‘Rox-e’ in en vink enkel sleutels aan. Klik dan op volgende zoeken.
  • Het is mogelijk dat er verschillende sleutels zijn die verwijzen naar Rox-e, maar de enige juiste in diegene die zich bevindt onder:
  • Deze computer\HKEY_CURRENT_USER\Software\VB and VBA Program Settings\Rox-e\Database.

In beide gevallen pas je het ‘Path’ aan: deze waarde wordt dan ingesteld op Z: (of het station ingesteld onder 1).

Nog vragen? Rita staat voor je klaar

Deskundig advies en bijstand van een expert

Laat het ons weten als we je nog met iets kunnen helpen.

Onze klantendienst is vlot te contacteren en gratis voor vragen over het programma (per e-mail en telefoon), dus als je nog vragen hebt over de toepassingen en prijzen van onze software mag je ons altijd contacteren.

We behandelen je nooit als een nummer, maar wel als een gewaardeerde partner. Heb je als klant nog boekhoudkundige vragen? Ook hier hebben wij een expert voor in huis. Deze combinatie maakt van ons de ideale partner voor een beginnende kmo. Wie graag start zonder stress kan ook van een opleiding van 4 uur genieten voor een vliegende start.

Vragen? Aarzel niet! Contacteer Rita voor een vrijblijvend gesprek en ze helpt je met een glimlach.

Neem contact op

Deskundig advies en bijstand van een expert - Rox-e.NET
Rox-e.NET logo