Papierloos werken: Tips & tricks voor een papierloos kantoor

Vrijdag 4 november was het alweer Word Paper Free Day. Deze dag is een initiatief van AIIM. Het doel? Eens even stil staan bij ons papierverbruik. Het volledig afschaffen van papier mag dan wel een utopie lijken, het reduceren van onze papierconsumptie is absoluut een reële doelstelling.

We verbruiken in België 258 kg papier per jaar, per persoon. Ondanks onze sterke recyclagegraad (76,2%) is er wel nog wat werk aan de winkel.

3 voordelen van papierloos werken

Milieuvriendelijk

Het is vaak het eerste waar mensen aan denken als ze iets over dit onderwerp horen. Minder papier gebruiken is minder bomen kappen. Het zorgt voor een daling van de CO2 in onze atmosfeer. Niet alleen omdat er minder vervoer nodig is om al dit papier op zijn eindbestemming te krijgen maar ook omdat er gewoon meer bomen zijn om al deze CO2 te neutraliseren.

Fysieke ruimte besparen

Hoeveel ruimte verliest jouw kantoor aan archiefkasten? Hoeveel tijd kost het jaarlijks om dit archief te laten overbrengen naar een bewaarruimte? En dan zwijgen we nog over de kostprijs van deze verloren oppervlakte en de huurprijs van deze opslagruimtes. Geld en ruimte die je beter aan andere dingen kan spenderen.

Efficiënt

Het sluit een beetje aan bij het vorige punt. Dat gigantisch archief, hoe lang voor je door het bos de bomen niet meer ziet? Er gaat een massa gegevens verloren, die dan gewoon weer afgeprint worden.

Beter de tussenstap uitschakelen en zoveel mogelijk digitaal bewaren. Meer plaats en sneller teruggevonden (hallo, zoekfunctie!)

Enkele tips voor een papierloos leven

We zijn trots dat onze boekhoudsoftware bijdraagt aan een papierloos kantoor. Je kan je ontvangen facturen digitaal, in de Cloud, gaan bewaren. Ook btw aangiftes verlopen volledig digitaal via onze Intervat module. Plaatsbesparend én overzichtelijk!

Naast het gebruiken van onze boekhoudsoftware kan je ook:

  • Je documenten digitaal ondertekenen

Je kan dit al in de meeste gangbare software pakketten en programma’s. In het Office pakket van Microsoft zit deze functie ingebakken waardoor je al hun documenttypes digitaal kan handtekenen. Je kan dit ook met .pdf bestanden doen in Acrobat.

Pluspunt: Je hebt meteen een digitale kopie van je document.

  • Vragen om je documenten digitaal te ontvangen.

De meeste leveranciers zullen hier graag aan voldoen. Er wordt vaak gedacht dat mensen hun facturen en andere documentatie graag op papier ontvangen. Even doorgeven dat dit voor jou niet nodig is, is vaak het enige dat je moet doen.

  • Zelf je documenten en facturen digitaal versturen.

Je geeft het goede voorbeeld en verkleint de papierberg zowel voor je jezelf als je klant.

Let wel op: niet iedereen wil graag digitale facturen ontvangen, zoals te lezen valt op www.mijnfactuurmijnkeuze.be . Maak de keuze makkelijk te wijzigen voor je klanten.

  • Alles digitaal (en in de Cloud) bewaren

Er zijn talloze opties om je documenten digitaal te gaan bewaren. Draagbare harde schijven zijn de laatste jaren betaalbaar en klein geworden en Cloud oplossingen zijn sterk ingeburgerd in ons computergebruik. Kijk maar naar Dropbox, Google Drive, Microsoft SharePoint, Microsoft OneDrive,… Voor zowel individu als ondernemer is zeker een keuze die bij je past.

  • Je inschrijven op de Robinsonlijst

Gaan je haren spontaan rechtop staan bij het idee van een overvolle brievenbus vol nutteloze reclame op naam? Schrijf je dan in op de Robinsonlijst. Wie op deze lijst staat krijgt deze rommel niet meer in de brievenbus. Er bestaat ook een gelijkaardige lijst voor wie regelmatig telefoon krijgt met reclame.

  • Een digitale agenda bijhouden

Een digitale agenda heb je altijd bij: Je smartphone! Je kijkt en past aan wanneer je maar wil, stelt herinneringen in, maakt een onderscheid tussen werk en privé, deelt met collega’s en vrienden en het past allemaal in je broekzak. Gebruik hiervoor handige apps als Microsoft Outlook of Google Agenda.

  • Je toestellen synchroniseren

Gebruik je een Cloud toepassing om je documenten te bewaren? Goed nieuws. Je kan op elk toestel op elke moment je documenten raadplegen. Niet meer per ongeluk thuis of op kantoor vergeten. Gewoon even je smartphone openen en je kan verder. Je toestellen gesynchroniseerd houden betekent dat je altijd en overal toegang hebt tot dezelfde gegevens op al je verschillende toestellen.

Volledig papierloos. Een utopie?

Voor veel mensen lijkt een volledig papierloos kantoor een utopie. Als we heel eerlijk zijn: bij ons zal papier ook niet meteen 100% verdwijnen.

Sommige klanten wensen nog papieren facturen te ontvangen en notities en brainstormsessies lijken toch wel vlotter te verlopen met pen en papier. Daarom deze laatste paar tips voor wie toch nog papier gebruikt op kantoor:

  • Gebruik 100% gerecycleerd papier of gebruik papier met een FSC label, dat gemaakt is van natuurlijke vezels die afkomstig zijn van duurzaam beheerde bossen.
  • Verlaag het gewicht van je papier: door papier te kiezen van 80g/m2 in plaats van 100g/m2 daalt je verbruik met 20%.
  • Druk alles recto/verso af, als je grote documenten moet uitprinten, druk dan 2 pagina’s op 1 pagina
  • Hergebruik je foute prints om nota’s te maken. Papier volledig “opgebruikt”? Sorteer het dan zodat het kan gerecycleerd

 

Wij gaan bewuster om met papier. Jij ook?

 

 Meer lezen over het digitaal ondertekenen van documenten? Lees dan zeker deze gids, geschreven voor de Stad Antwerpen door Filip Boudrez en Heidi Defrenne.

De cijfers in de inleiding komen uit de Ernst & Young Studie 2012 over het Belgisch papierverbruik.