29 mei 2017
Gratis boekhoudsoftware. Een goed idee?
Velen onder jullie kiezen ervoor om zelf je boekhouding (gedeeltelijk) te voeren. Reden nummer één hiervoor? De kosten drukken. Waarom zou je dan betalen voor een boekhoudpakket als er zoveel gratis boekhoudsoftware te vinden is? Een prima vraag! Daarom gaan we deze week eens wat dieper in op de voor- en nadelen van “gratis”.
Gratis boekhoudpakketten zijn, zoals de naam al zegt: gratis!
Maar is dit wel zo? Blijkt dat bij de meeste van deze pakketten je al snel met verborgen kosten zit. Wil je gebruik maken van de support? Betalen! Wil je meer dan 10 boekingen per maand doen? Betalen! Wil je toegang geven aan je boekhouder of enkele medewerkers? Betalen!
Op deze manier blijft er van de belofte gratis nog maar weinig over, en tegen dat je tegen deze limieten aanloopt heb je vaak al een pak tijd geïnvesteerd.
Natuurlijk zijn er ook pakketten die écht alle functies gratis aanbieden, maar zij overleven door reclame te gaan tonen in je scherm of doen beroep op vrijwilligers. Op die manier kan je nooit echt zeker zijn dat jouw data veilig is en dat de software steeds up-to-date is en de meest recente wetmatige veranderingen weerspiegelt.
De makers van deze gratis software hebben geen enkele verplichting naar jou toe om hun software up-to-date te houden. Op die manier moet jij dan weer zelf of via je boekhouder zien op de hoogte te blijven van alle wijzigingen in de fiscale wetgeving. Dat zorgt dus opnieuw voor een flinke tijds- en geldinvestering.
Je kan toch ook gewoon boekhouden met Excel?
Excel heeft een hoop voordelen. Het is toegankelijk (zo goed als iedereen heeft wel een office pakket op zijn computer), het heeft een grote gebruikersbasis die elkaar helpt met allerhande problemen en er bestaan een pak templates voor die je goed op weg zetten.
Maar die templates zijn nogal standaard. Het zal je nogal wat tijd en moeite kosten om je rekenblad helemaal te personaliseren (ik spreek uit ervaring, ik heb het eens geprobeerd voor ons huishoudbudget en ben nu enkele grijze haren rijker).
En wat dacht je van fouten? Eén verkeerde formule, komma of nul en je hele boekhouding is uit balans… begin dan maar eens te zoeken.
Een Excel bestand is ook niet feilloos, het bestand kan kapot gaan of de computer waar je het op bewaard kan crashen. Ook qua beveiliging is het niet al te best. Je kan een rekenblad wel versleutelen maar die encryptie is niet zo moeilijk om te breken.
Net als bij de gratis software ben je zelf verantwoordelijk voor het bijhouden van elke verandering in de financiële wetgeving. En dan maar gaan uitzoeken hoe je dat gaat implementeren in een deel van je rekenblad…
Geen automatisering, beperkte samenwerking,… maar vooral: veel hoofdpijn en weinig zin om aan je boekhouding te werken op die manier.
Dan toch maar betalen?
In één woord: ja! Kies je voor betalende software dan kies je voor gemoedsrust. Werken met een boekhoudpakket als ROX-E.NET betekent een steeds up-to-date software met de laatste nieuwe fiscale wetgeving. Geen verborgen kosten: updates, support, extra gebruikers,… zijn allemaal inbegrepen in de prijs. Het pakket wijst je op fouten die je dan makkelijk zelf kan verbeteren. Daarbij zijn je gegevens ook nog eens overal toegankelijk en veilig bewaard in de Cloud.
De keuze is natuurlijk altijd aan jezelf maar we hopen met dit overzicht je toch te laten zien dat kiezen voor betalende software een goede keuze is, dat op termijn goedkoper uitvalt (is het niet in geld, dan al zeker in tijd en ondernemers weten maar al te goed: Time is money!)
22 mei 2017
Digitaliseer je archief met ROX-E.NET
Vorige week konden jullie lezen welke voordelen KMO’s allemaal halen uit een overschakeling naar de Cloud. Deze week gaan we hier wat dieper op in, met name op de rol die onze software kan spelen in jullie weg naar digitalisering. Onze software bied namelijk heel wat functies die jouw papieren archief wat kan doen slinken. Digitaliseer je archief met ROX-E.NET.
Digitaliseer je aankoopfacturen
Komt een factuur binnen dan is het mogelijk om deze, na dat je ze ingeboekt hebt in de software, hierin te gaan vasthangen. Zo kan jij, de btw controle, of je boekhouder makkelijk de originele factuur bekijken bij controles.
Digitaliseer je verkoopfacturen
Verkoopfacturen worden automatisch aangemaakt in een handig pdf bestand. Je kan dit dan doormailen naar je klant. Er hoeft dus in principe geen printer meer aan te pas te komen (of enveloppes, of postzegels, of vervelende trips naar het postkantoor,…)
(Je hebt natuurlijk wel nog de optie om te printen als dit nodig is.)
Met onze software heb je ook steeds een digitale kopie van al je uitgestuurde facturen. Mits regelmatig bijboeken heb je dan ook nog eens een handig overzicht van alle nog openstaande facturen.
Digitaliseer je bankafschriften
De meeste mensen ontvangen hun bankafschriften nu wel al digitaal (in een pdf bestand). ROX-E.NET geeft je de optie om dit pdf document te gaan linken aan het ingeboekte afschrift in de software. Zo hoeft je deze niet meer apart te gaan bewaren.
We werken momenteel zelfs aan een functie die ervoor zorgt dat onze software de afschriften automatisch kan inlezen. Dan hoef jij dat zelf niet meer in te boeken.
Enkele voordelen van deze handige functies:
- Je boekhouder kan nu, vanop afstand, de documenten gaan controleren op fouten tegenover de gegevens die jij hebt ingeboekt. (Bespaard tijd, geld én moeite voor beide partijen!)
- Het document is makkelijk terug te vinden want het is gedigitaliseerd. (Geen zoekfuncties in een archiefkast, wel in onze software!)
- Je hoeft geen papieren versie meer te bewaren (meer plaats op je bureau!)
- Documenten zijn veilig. Gevrijwaard van brand, computercrashes, verlies,…
Extra handig
Zowel de leveranciers- als de klantenformulieren bevatten een hoop velden om gegevens te gaan bewaren. Zo kan je van elke klant of leverancier meerdere contactpersonen, e-mailadressen, telefoonnummer, enz. gaan bewaren.
ROX-E.NET is op die manier niet enkel dé partner van je financiële administratie maar ook een handig adresboek dat je overal kan raadplegen. Vergeet dat Excelblad met al je klantengegevens.
In ROX-E.NET zijn deze makkelijk toegankelijk en veilig bewaard.
Ik merk bij veel van onze klanten nog vaak de aarzeling om met hun onderneming volledig in de Cloud te gaan. En diegenen die het wél zien zitten, zien hun vaak geen meester over de nodige (tijds)investering.
Eén ding is alvast positief: door met ROX-E.NET te werken zit een groot aantal onder hen alleszins al met hun financiële administratie in de Cloud. Een goede start maar er zijn nog talloze andere opties om verder te gaan digitaliseren, zowel met de hulp van onze software als met andere Cloud services.
Nog niet (volledig) in de Cloud? Dan zitten je documenten, klant- en leveranciersgegevens, je facturen,… waarschijnlijk geklasseerd in talloze mappen op je kantoor. Of staan al deze gegevens op je harde schijf opgeslagen in allerhande Excel-bestanden. Van al deze opslag-manieren heb je ongetwijfeld als de nadelen ondervonden. Documenten raken verloren omdat ze verkeerd geklasseerd worden of omdat je computer crashte. Je verliest er kostbare tijd mee, en als ondernemer weet je: time is money.
5 goede redenen om over te schakelen naar de Cloud
Nog niet overtuigd? Hieronder nog een paar redenen waarom je moet kiezen voor de Cloud:
- Je gegevens zijn gevrijwaard van kleine en grote rampen (van een computercrash tot een brand)
- Je hebt meer controle over wie toegang heeft tot de gegevens en wat ze er mee doen. Je raadpleegt je gegevens namelijk via een persoonlijke login, net als je e-mail.
- Je hebt altijd en overal toegang via het internet. Nieuwe computer, werken op verplaatsing,… door de Cloud kan je steeds terecht bij je meest recente gegevens. Je bent niet gebonden aan je kantoor. Handig voor ondernemers die veel onderweg zijn en hun werknemers die graag al eens van thuis werken.
- Het bevorderd samenwerking tussen boekhouders en ondernemers, collega’s, klanten en leveranciers want je kan alle info makkelijk oproepen en delen.
- Digitale opslagruimte is goedkoper dan je denkt. Vergelijk eens de kosten van je server (aankoop, onderhoud,..) met het aankopen van hetzelfde aantal gigabytes online. De ruimte die je bespaard als al die mappen kunnen verdwijnen en de kosten die je uitspaart door minder kantoormateriaal aan te kopen.
Waarom de term “Cloud”?
Heel simpel: Omdat het internet, met alle computers die erop aangesloten zijn, samen een ‘wolk van computers’ vormt. Je beseft het misschien niet maar bijna iedereen werkt al met één of meerdere Cloud toepassingen. Zit je op Facebook? Heb je een Hotmail of Gmail account? Proficiat! Je zit in de Cloud!
“Alles zomaar op het internet gooien, dat is toch niet veilig?”
Een andere reden waarom veel kmo’s het niet zien zitten om in de Cloud te werken is veiligheid. Het idee zit nog steeds vastgeroest dat een archiefkast met een sleutel of een persoonlijke server veiliger is dan de Cloud. Niets is minder waar. De gemiddelde infrastructuur van een Cloud provider is minstens even veilig als je eigen server (waarschijnlijk zelfs veiliger). Om je maar een idee te geven: zelfs NASA zit met hun data in de Cloud. De enige zwakke schakel die er kan zijn is het wachtwoord dat je kiest, maar daar sta je volledig zelf voor in. (Graag weten hoe je een veilig wachtwoord kiest? Dat lees je hier.)
De overheid en de Cloud
Europa zet sterk in op digitalisering en de Cloud. In 2018 treed een nieuwe wet inzake databescherming in. Ook Cloudservices zullen zich dan aan deze (strenge) wetgeving moeten houden. Dubbele winst voor ondernemers: hun eigen privacy is hierdoor goed beschermt en als ze gebruik maken van een compliant Cloud software voor het bewaren van hun klanten- en leveranciersgegevens zijn ze al zeker dat ze zelf in regel zijn met deze wetgeving. ROX-E.NET zit hier, door het gebruik van Microsoft Azure, alvast goed mee.
Volgens Aspex bewaart en beheert ondertussen 1 op 2 kmo’s hun data online (of via een online infrastructuur). De stap van Excellijsten, volle archiefkasten en logge offline software naar efficiënter werken in de cloud is dus kleiner dan je denkt.
Volgende week gaan we wat dieper in over hoe je ROX-E.NET kan gebruiken in je queeste naar digitalisering.
8 mei 2017
Recycleren: niet enkel een kostenpost
Recycleren is belangrijk. We produceren met z’n allen een massa afval. Het aandeel van KMO’s daarin is niet te onderschatten. Naast het vanzelfsprekende effect op ons leefmilieu kan je als ondernemer ook kijken naar de economische kant van je afval.
Afval kost geld?
Je denkt meteen aan alle kosten die vasthangen aan recycleren maar afval kan je als ondernemer ook geld opbrengen. We zetten enkele opties op een rijtje: Verpakkingsafval
- In veel economische sectoren is er geen ontkomen aan: verpakkingen. Maar het correct recycleren van dit afval kan je geld opbrengen. VAL-I-PAC kent ondernemingen premies toe naargelang de hoeveelheid verpakkingsafval ze sorteren. Voor een kleine rolcontainer die maandelijks geleegd wordt, krijgt je ongeveer 60 euro per jaar
- In zo goed als elke ondernemer staat wel een printer. Wist je dat er verschillende bedrijven zijn die je lege inktpatronen komen ophalen om deze te recycleren? En waarom stoppen bij printers? Ook ander IT-materiaal kan op deze manier gerecycleerd worden. Computers en toebehoren bevatten namelijk waardevolle grondstoffen waar recyclagebedrijven een mooi bedrag voor over hebben. Alleszins beter dan wat je prullenbak je er voor geeft, niet?
Goed sorteren geeft je een groen imago.
Sorteren en recycleren is van groot belang voor het halen van bepaalde ISO-normen. Deze ISO normen leveren dan weer voordelen op voor jouw bedrijf (zeker de normen die je vrijwillig behaald!). Het ondersteunt niet enkel je groene imago maar geeft je ook een tandje voor op je meer “vervuilende” concurrenten.
Niet opgehaald? Lever ze dan gratis in.
Bovenstaande opties niet van toepassing? Gooi die oude toestellen dan niet bij het afval. Je kan altijd terecht bij Recupel. Je hebt namelijk bij de aankoop al een kleine bijdrage betaald die er voor zorgt dat je toestel gratis gerecycleerd word als het gaat om een huishoudelijk toestel. Grotere apparaten vereisen een extra (kleine) administratieve kost. Deze kost heeft niets te maken met het gebruik maar wel met criteria als grootte en gewicht.
Voor batterijen kan je terecht bij BeBat. Je weet wel, die kleine geelgroene bakjes die je in de supermarkt ziet.
Zoals je leest: geen excuus meer. Get to recycling!
Opeens merk je op dat een aantal betalingen van klanten uitblijven. Na het sturen van aanmaningen krijg je te horen dat deze klanten weldegelijk hun facturen hebben betaald… maar niet aan jou. Je bent spijtig genoeg het slachtoffer geworden van factuurfraude.
Deze vorm van factuurfraude komt spijtig genoeg nog maar al te vaak voor. De facturen worden onderschept (meestal via de rode brievenbus) en nagemaakt tot in de kleinste details. Het enige verschil: jouw rekeningnummer staat niet meer op de factuur, wel het rekeningnummer van de fraudeur.
Hoewel digitale facturen veel minder gevoelig zijn aan deze vorm van fraude zijn ze zeker niet immuun. De oplichters dringen in dit geval vanop afstand je informaticasysteem binnen en onderscheppen facturatiemails of passen het rekeningnummer aan.
Enkele tips om deze vorm van fraude te vermijden
- Plaats je rekeningnummer niet alleen op je facturen, maar ook op bestelbonnen, website en andere communicatiekanalen. Zo kunnen klanten bij twijfel steeds even dubbelchecken.
- Ongewenste aandacht vermijden? Zet dan geen vermelding van je bedrijf op de enveloppe. Je kan ook gewone blanco enveloppes gebruiken i.p.v. venster enveloppes.
- Verstuur niet al je facturen tegelijk en deponeer ze niet in brievenbussen op afgelegen plaatsen.
- Lever facturen indien mogelijk rechtstreeks af bij het lokale postkantoor (zéker als het om hoge bedragen gaat) of deponeer ze zo kort mogelijk voor het uur dat de brievenbus gelicht wordt.
- Zorg voor een goede en up-to-date antivirussoftware voor je informaticasysteem om digitale factuurfraude te voorkomen.
Toch opgelicht?
- Vraag je klant om zo snel mogelijk zijn of haar bank te contacteren. De transactie kan eventueel nog geannuleerd worden. Het rekeningnummer van de oplichters kan ook eventueel geblokkeerd worden.
- Informeer alle andere klanten dat je slachtoffer werd van factuurfraude met de vraag om extra aandachtig te zijn bij het betalen van facturen.
- Meld fraude altijd op meldpunt.belgie.be (optie “vervalste factuur”). Automatisch wordt uw melding doorgestuurd naar de politie en bpost zodat ze de melding ook kunnen onderzoeken.
- Neem contact op met je boekhouder.
Meer info? Neem een kijkje op de website van de FOD Economie.
24 april 2017
Fout btw-tarief op een aankoopfactuur. Wat nu?
Mensen maken fouten, ondanks allerhande hulpmiddeltjes die men ter beschikking heeft. Eén van die fouten die je als ondernemer wel al eens tegenkomt zijn fouten op aankoopfacturen. Fouten als verkeerde bedragen of verkeerde goederen zijn vrij simpel op te lossen maar wat als je leverancier zich heeft vergist van btw-tarief? Je zou denken: het heeft geen zin om dit te gaan corrigeren, de gerekende btw is sowieso fiscaal aftrekbaar voor jou. Dus het maakt zowel voor jou als voor de fiscus financieel geen verschil.
Je hebt er echter alle belang bij om dit gaan recht te zetten door bij je leverancier een gecorrigeerde factuur aan te vragen. Waarom? Wel, de btw-administratie durft hier wel over te vallen. Zij kijken streng toe op de correcte naleving van de regels inzake facturatie. Alleen een correcte factuur heeft voor de fiscus bewijskracht. Vraag dus steeds een gecorrigeerde factuur aan bij je leverancier als je fouten opmerkt.
Doe je dit niet en de btw-administratie merkt deze fout op, dan zal zij de gehele transactie in twijfel trekken. Gevolg: zowel je leverancier als jijzelf zullen het openstaande btw-bedrag moeten terugbetalen.
Neem dus geen risico’s en boek enkel correcte facturen in!
Bron: ZO (UNIZO adviesbrief April 2017)
17 april 2017
De waarde van een elektronische aangetekende zending
Zoals je al kon merken in vorige blogberichten zijn we grote voorstanders van het papierloze kantoor. Er zijn al een heel pak opties om dit te gaan realiseren (zoals onze eigen software) maar één ding was nog steeds pijnlijk gedateerd: Het aangetekend schrijven.
Een niet te onderschatten hulpmiddel van menig ondernemer, de aangetekende zending moest tot voor kort steeds op papier door gecertifieerde diensten afgeleverd worden.
Gelukkig ook deze vorm van communicatie nu eindelijk mee met zijn tijd. Daarom zetten we enkele veel gestelde vragen over de elektronisch aangetekende zending op een rijtje.
Heeft een elektronisch aangetekende zending dezelfde juridische waarde als een zending op papier?
Ja! Dit is zo sinds juli 2016. Er is sinds die datum een juridisch kader voorzien voor een aantal zogenaamde ‘elektronische vertrouwensdiensten’. Deze diensten kunnen voor jouw zending een paar zaken voorzien zoals: elektronische archivering, zegels, handtekeningen, tijdstempels, website authenticatie, alsook de elektronische aangetekende zending zelf.
De officiële erkenning van deze diensten geeft de zending zijn juridische waarde.
Wat is het verschil tussen gekwalificeerde en niet-gekwalificeerde diensten?
Gekwalificeerde diensten krijgen, na controle door de FOD Economie, het EU-vertrouwensmerk en komen terecht op een nationale vertrouwenslijst. Bij een aangetekende zending door een gekwalificeerde dienst zal nooit bewezen moeten worden dat het wel degelijk om het origineel document gaat of dat de zending wel degelijk verstuurd is naar de persoon die ze moest ontvangen.
Niet-gekwalificeerde diensten kunnen zonder voorafgaande controle hun diensten aanbieden, maar genieten niet van hetzelfde vermoeden van integriteit en conformiteit in geval van betwisting. Een zending afkomstig van een niet-gekwalificeerde dienst mag enkel niet geweigerd worden als bewijs voor de rechtbank, louter omdat ze in elektronische vorm is of omdat ze niet voldoet aan de vereisten van een gekwalificeerde vertrouwensdienst.
Hoe gaat dit in zijn werk?
Zie deze dienstverleners als digitale postbodes. Zij zorgen ervoor dat de e-mail in de correcte mailbox terecht komt. De ontvanger krijgt de elektronische aangetekende zending via een e-mailnotificatie met daarin een link om deze te accepteren of te weigeren. Alle handelingen door zowel zender als ontvanger worden op een beveiligde server geregistreerd en leveren zo het nodige bewijsmateriaal bij eventuele betwisting.
Is de elektronisch aangetekende zending vanaf nu verplicht?
De juridische mogelijkheid om een elektronisch aangetekende zending te versturen bestaat, zoals eerder gezegd, al sinds juli 2016. Het gaat hier om een mogelijkheid, niet om een verplichting. Men kan dus nooit gedwongen worden om een elektronische aangetekende zending te versturen of te ontvangen, tenzij dit wettelijk is bepaald of contractueel werd overeengekomen.
Kan je er nu al gebruik van maken?
Langzaamaan is er zich een aanbod van vertrouwensdiensten voor aangetekende zendingen aan het ontwikkelen op de markt. Deze diensten zijn momenteel nog enkel niet-gekwalificeerde diensten, al zal daar voor het einde van het jaar wel nog verandering in komen.
Wat opvalt is het verschil in prijs. Een aangetekende zending per brief kost tussen de 5 tot 6 euro per brief, terwijl een aangetekende mail tussen de 0.23 en 0.697 euro zou kosten.
Goedkoop, betrouwbaar en milieuvriendelijk. Waar wacht je nog op?
Bronnen:
10 april 2017
Het fiscale aspect van sponsoring
Het binnenhalen van sponsoring is voor veel verenigingen een belangrijke vorm van inkomsten. Er voor kiezen om als onderneming aan sponsoring te doen is een gezonde reflex want sponsoring is niet enkel een ideale manier om je lokale verenigingsleven te stimuleren, het is ook een mooie advertentiemogelijkheid.
En net die advertentiemogelijkheid is heel belangrijk! Kies je ervoor om een lokale vereniging te steunen dan is de intentie een belangrijke factor. In ruil voor de sponsoring verwacht je van de vereniging een tegenprestatie: De bovengenoemde advertentiemogelijkheid. Gebeurt dit niet, en geef je enkel “uit sympathie” dan valt dit niet onder de noemer beroepskost en is het bijgevolg niet fiscaal aftrekbaar.
Om sponsoring te kunnen aftrekken als beroepskost moet voldaan worden aan de drie voorwaarden uit art. 49 van het wetboek van inkomstenbelasting:
- Moet gedragen worden tijdens de belastbare periode
- Moet kunnen verantwoord worden met bewijsstukken
- Moet beogen belastbaar inkomen te behouden of te verwerven
Het is dus belangrijk dat de uitgaven die je doet voor sponsoring voldoende verband houden met de professionele activiteiten van je onderneming. Je wil namelijk reclame maken voor je goederen of diensten. Het is ook belangrijk dat deze publiciteit (goed) waarneembaar is.
Ook de kosten die je maakt mogen niet buitenproportioneel zijn. Dat wil zeggen: ze mogen niet op onredelijke wijze de noden van de sponsor overschrijden. Rekening houdend met deze voorwaarden kan het sponsoring een wederzijds voordeel hebben voor zowel ondernemer als vereniging.
Heb je nog twijfels over hoe je dit best aanpakt? Neen dan zeker contact op met je boekhouder. Deze kan jou helpen hier het beste van te maken, zonder voor onaangename verassingen te komen staan.
3 april 2017
Nieuwe PC gekocht? Doe dan eerst deze 3 dingen
Ok, je nieuwe computer staat te blinken op je bureau. We raden je aan om niet meteen aan het werk te gaan maar eerst nog enkel voorbereidingen te treffen. Waarom? Het zal er vooral voor zorgen dat je later geen onaangename verassingen tegenkomt en het zal vooral de levensduur van je nieuwe computer een pak verhogen.
Controleer op updates
Windows 10 download en installeert normaal gezien regelmatig nieuwe updates, op die manier heb je daar als gebruiker weinig last van. Maar als je een pc hebt gekocht en die heeft al een tijdje geen verbinding met het internet gehad kan het zijn dat die een beetje achter zit met zijn updates.
Controleer dus op updates en laat deze installeren. Het kan even duren maar nadien ben je op je gemak.
Verwijder bloatware
Koop je een nieuwe pc dan is er vaak al vanalles op geïnstalleerd. Handig zou je zo denken. Maar niets is minder waar. Al deze extra software, bloatware genoemd, vertraagd je systeem aanzienlijk.
Je kan deze overbodige software handmatig gaan verwijderen via je controlepaneel of je download een handige tool die dit gewoon voor jou doet: PC Decrapifier.
Deze tool identificeert overbodige programma’s en laat je die makkelijk in één keer verwijderen.
Installeer de basics
Browser
Niet iedereen is een fan van Microsoft’s opvolger van Internet Explorer: Edge, die standaard op nieuwe computers met Windows 10 pc’s staat. Installeer in dat geval Chrome of Firefox.
Antivirus en antimalware
Niet zeker wat te kiezen? Lees er zeker eens ons artikel op na. Een goede aanvulling op je antivirus programma is een anti-malwareoplossing zoals het gratis programma Malwarebytes.
Een programma om archiefbestanden te openen
Je zal regelmatig bestanden ontvangen in een ZIP of RAR bestand. Installeer daarom een programma om deze te openen. Je kan hiervoor het gratis 7-Zip gebruiken.
Een PDF lezer
Steeds meer documenten komen bij de lezer terecht in pdf formaat. Je kan kiezen voor Adobe’s eigen Acrobat Reader maar deze is, zeker op iets tragere systemen een zware belasting. Je kan daarom kiezen voor een iets lichter alternatief als PDFescape of Gaaiho Reader. Deze hebben als extra voordeel dat je er ook pdf’s mee kan bewerken.
CCleaner
Een onmisbaar programma op elke computer. Ccleaner helpt je systeem optimaal te blijven presteren. Scan regelmatig en ruim overbodige bestanden op, zonder het risico te lopen dat je belangrijke systeembestanden gaat verwijderen.
Kijk je er al tegenop om al deze programma’s te gaan installeren? Kijk dan eens naar Ninite. Met Ninite selecteer je een aantal programma’s die je nodig hebt en dit handig stukje software zal deze voor jou in één keer op je systeem installeren.
Ben je klaar met deze essentiële programma’s? Dan is het tijd om te gaan personaliseren. Kies een leuke wallpaper en maak je computer helemaal de jouwe.
Vergeet zeker niet om ook ROX-E.NET terug te installeren. Je kan dan meteen verder werken aan je boekhouding vanop je splinternieuwe computer!
27 maart 2017
Niet méér maar beter werken
Kwaliteit boven kwantiteit. Dat is een gouden regel, zeker als het gaat over werken. Wat is het nut van 60 uur per week te werken als je op het einde van die week niet eens het gevoel hebt goed werk verricht te hebben? De ideale werkdag is daarom geen sprint maar een marathon, waar goede voorbereiding aan vooraf gaat. Je productiviteit zal een pak beter zijn als je je tijd goed plant. Neem de tijd om jouw energieniveaus doorheen de dag te leren kennen en pas je planning daaraan aan.
Een goede werkdag begint de dag ervoor.
Plan je werkdag de avond ervoor. Op die manier kan je ’s ochtends meteen aan de slag. Gebruik dat laatste half uur van de werkdag om je planning voor de dag erop samen te stellen.
Ga ook zoveel mogelijk op een vast tijdstip slapen en begin 45 minuten op voorhand reeds je activiteiten aan te passen (geen werkmails meer beantwoorden!). Genoeg slapen is niet alleen een beloning op zich maar het geeft je ook meer helderheid, veerkracht en creativiteit doorheen de dag.
Doe het belangrijkste eerst.
Wanneer je ’s morgens aankomt op je werk, heb je waarschijnlijk de meeste energie en de minste afleiding. Gebruik deze moment om je belangrijkste taak uit te voeren. Doe dit maximum 90 minuten aan één stuk. Na deze tijdsspanne begint je aandacht namelijk te verzwakken.
Pauzeer regelmatig.
Het voelt misschien als een goede werkethiek om te blijven doorgaan maar door regelmatig te pauzeren vul je je energiereserves aan en kan je met meer energie terug aan de slag. Probeer deze pauze in te vullen met wat beweging en frisse lucht (niet met Facebook!).
Negeer je humeur niet.
Negatieve emoties leiden tot impulsiviteit. Je maakt sneller slechte beslissingen. Vermoeidheid, overbelasting, zelfs honger. Deze zaken gaan niet uit zichzelf over door ze te negeren. Stel vast wat het probleem is en neem de tijd om hier iets aan te doen.
Maak ook tijd voor niet-dringende zaken.
Je kan niet constant aan hetzelfde hoge niveau functioneren. Identificeer die lage-energiemomenten en gebruik deze voor minder belangrijke zaken. Ga eens door je ontvangen nieuwsbrieven. Bekijk je LinkedIn pagina, lees een interessant boek. Zo vul je die tijd ook nuttig in.
Durf de knop eens uit te draaien.
Zeker ondernemers hebben vaak het gevoel dat ze altijd in werkmodus zijn. Door smartphones en tablets is het werk nooit veraf. Durf daarom ook gewoon af en toe “nee” te zeggen. Plan een weekendje weg in de natuur zonder elektronica. Of blijf gewoon een dagje thuis met je telefoon uit. Je zaak kan wel een dagje verder zonder jou en zal veel meer aan jou hebben als je batterij opgeladen is.
Bouw wat rustmomenten in.
Plan deze rustmomenten en communiceer dit naar je partners en klanten. Maak duidelijk dat deze vrije tijd heilig is. Een strikte scheiding tussen privé en werk helpt je mentaal in evenwicht blijven. Je zal je minder snel overweldigd voelen.
“Gestolen momenten”
Michiel Mertens en Anaïs Torfs (Going East) gaven deze leuke naam aan ongeplande pauzes. Een wandelingetje door het park, een kop koffie drinken op je terras. Deze spontane activiteiten helpen je energieniveau weer aan te vullen en zijn een fijne onderbreking van de werkdag als het even niet goed gaat.
Bronnen: